Politique de confidentialité
et de protection des données personnelles
des employés

Notre société, ainsi que toutes les sociétés du groupe que nous contrôlons, directement ou indirectement au sens de l’article L.233-3 du Code de commerce, dont notamment les sociétés listées en en-tête (ci-après désignées ensemble ou séparément la « société » ou « nous »), accordons beaucoup d’importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles et engageons au quotidien nos meilleurs efforts pour les traiter en respectant la réglementation en vigueur, soit la loi informatique, fichiers et libertés du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 20 juin 2018, et le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel du 27 avril 2016 entré en application le 25 mai 2018 (ci-après « RGPD »), outre les dispositions du Code du travail et conventions collectives applicables.

La présente politique de confidentialité vous informe sur la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons vos données personnelles recueillies dans le cadre de la gestion de notre personnel, afin de veiller à leur respect et à l’exercice de vos droits.

I.1.PREAMBULE

I.1 DEFINITIONS

Les définitions suivantes s’entendent conformément à la Loi informatique, fichier et liberté du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la protection des données à caractère personnel du 27 avril 2016 entrée en vigueur le 25 mai 2018.

« Accédant » : personne(s) appelée(s) à effectuer les diverses opérations de traitement des DP dûment habilitée(s) par le responsable de traitement aux fins de consultation, enregistrement, correction, effacement et plus généralement, toute opération de traitement des DP.

« Consentement » : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que ses DP fassent l’objet d’un traitement.

« Destinataire » : personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de DP à l’exception des autorités publiques susceptibles de recevoir communication de DP dans le cadre d’une mission d’enquête particulière.
« Données personnelles (ci-après « DP ») » : toute(s) information(s) se rapportant à une personne physique permettant de l’identifier ou de la rendre identifiable directement ou indirectement.

 « Employeur » : MAISON PERNET et toutes les sociétés du groupe contrôlées, directement ou indirectement au sens de l’article L.233-3 du Code de commerce (cf. pages 2 et 3).

« Personnes employées », « Personnel(s) » « Effectif(s) », « Moyen(s) humain(s) », « Employé(s) » ou « Ressource(s) humaine(s) » tant au pluriel qu’au singulier : ensemble des collaborateurs permanents ou temporaires de l’Employeur, quels que soient leur statut, leur type ou durée de contrat, leur niveau de rémunération y inclus les stagiaires, apprentis et vacataires, faisant partie des effectifs de l’effectif de l’Employeur.

« Traitement » : opération de collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication, transmission, diffusion, mise à disposition, rapprochement, portage portant sur des données personnelles.

« Cookies » : fichier électronique déposé sur un terminal (ordinateur, smartphone, tablette…) et lu par exemple lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courriel, de l’installation ou l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile quel que soit le type de terminal.
« Responsable de traitement » : personne physique ou morale déterminant les finalités et moyens du traitement.

« Tiers » : personne physique ou morale, autorité publique, service ou organisme autre que l’Employeur, Destinataire ou Responsable de traitement autorisée à traiter les DP de l’Employé.

La présente politique de confidentialité s’applique aux Personnes Employées travaillant pour l’Employeur.

La présente politique de confidentialité pourrait évoluer en fonction du contexte légal et règlementaire des recommandations de la CNIL.

Nous sommes ainsi responsables des DP des Personnes Employées en notre qualité de responsable de traitement.

Les informations que nous demandons sont celles qui sont strictement essentielles et déterminantes aux fins de gestion du personnel.

II. LES DP COLLECTEES AUX FINS DE GESTION DU PERSONNEL

Nous collectons vos DP de trois manières :

• celles que vous nous avez fournies par le biais de vos candidatures spontanées ou par réponses aux offres d’emploi publiées sur notre Site internet  https://maisonpernet.com/accueil-maison-pernet/recrutement/ transmises par voie postale, ou électronique ;
• celles que nous recueillons auprès de sources tierces, savoir des cabinets de recrutements, sites d’emplois, réseaux sociaux, salons, forums ou tout autre moyen utile en matière de recherche de candidat, si vous y avez consenti ;
• celles que nos services ressources humaines ont requises pour l’établissement de votre contrat de travail.

Nous ne traitons que les DP pertinentes et strictement nécessaires à la gestion du personnel.

Nous veillons à leur exactitude et mise à jour le cas échéant.

Les données sont collectées et traitées par les sociétés ou ses sous-traitants techniques et commerciaux aux seules fins énoncées à l’article III des présentes, savoir les DP relatives à :

votre identification, savoir :

• données relatives à votre identité : nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date et lieu de naissance, nationalité, coordonnées personnelles (facultatif), références du passeport (uniquement pour les personnels amenés à se déplacer à l’étranger), situation familiale, situation matrimoniale, nombre d’enfants à charge, type de permis de conduire détenu ;
• données relatives à votre situation professionnelle : lieu de travail, numéro d’identification interne, date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient hiérarchique, section comptable, nature du contrat de travail, taux d’invalidité, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), autres catégories de bénéficiaires de la loi n° 87-517 du 10 juillet 1987 (invalide pensionné, mutilé de guerre, assimilé mutilé de guerre) ;
• coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence ;
• distinctions honorifiques.

l’évaluation de vos compétences au moment du recrutement.

votre suivi de carrière et de la formation, savoir :

• gestion de la carrière : date et conditions de recrutement, date, objet et motif des modifications apportées à la situation professionnelle de l’employé, simulation de carrière, desideratas de l’employé en termes d’emploi, sanctions disciplinaires à l’exclusion de celles consécutives à des faits amnistiés ;
• évaluation professionnelle : dates des entretiens d’évaluation, identité de l’évaluateur, compétences professionnelles de l’employé, objectifs assignés, résultats obtenus, appréciation des aptitudes professionnelles sur la base de critères objectifs et présentant un lien direct et nécessaire avec l’emploi occupé, observations et souhaits formulés par l’employé, prévisions d’évolution de carrière ;
• formation : diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, suivi des demandes de formation professionnelle et des périodes de formation effectuées, organisation des sessions de formation, évaluation des connaissances et des formations ;
• suivi administratif des visites médicales: coordonnées du médecin du travail,dates des visites, aptitude au poste de travail (apte ou inapte, propositions d’adaptation du poste de travail ou d’affectation à un autre poste de travail formulées par le médecin du travail).

l’établissement de la fiche de paie et aux obligations légales connexes (notamment, dans le cadre du prélèvement à la source, le taux d’imposition), savoir : numéro de sécurité sociale, numéros attribués par les organismes d’assurances sociales, de retraite et de prévoyance, situation familiale, situation matrimoniale, enfants à charge, régime et base de calcul de la rémunération, éléments déterminant l’attribution d’un complément de rémunération, congés et absences donnant lieu à retenues déductibles ou indemnisables, ainsi que toute retenue légalement opérée par l’employeur, frais professionnels, taux de prélèvement à la source, données transmises via la Déclaration sociale nominative.

la validation des acquis de l’expérience : date de la demande de validation, diplôme, titre ou certificat de qualification concerné, expériences professionnelles soumises à validation, validation (oui/non), date de la décision.

la gestion des déclarations d’accident du travail et de maladie professionnelle, à la gestion des arrêts de travail et autres cas d’absences autorisées: coordonnées du médecin du travail, date de l’accident ou de la première constatation médicale de la maladie, date du dernier jour de travail, date de reprise, motif de l’arrêt (accident du travail ou maladie professionnelle), travail non repris à ce jour et autres éléments nécessaires auxdites déclarations.

aux sujétions ou situations particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d’heures de délégation : données relatives à l’exercice d’un mandat électif ou représentatif syndical, la participation à la réserve opérationnelle ou aux missions de sapeur-pompier volontaire.

aux outils et matériels professionnels mis à la disposition de l’employé dans le cadre de ses missions, savoir :

• annuaires internes et organigrammes : nom, prénom, photographie (facultatif), fonction, coordonnées professionnelles, le cas échéant, formation et réalisations professionnelles ;
• agendas professionnels : dates, lieux et heures des rendez-vous professionnels, objet, personnes présentes ;
• tâches: identification des personnels concernés, répartition des tâches ;
• gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements, véhicules et cartes de paiement : gestion des demandes, nature de la dotation, dates de dotation, de maintenance et de retrait, affectations budgétaires ;
• annuaires informatiques permettant de définir les autorisations d’accès aux applications et aux réseaux ;
• données de connexion enregistrées pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications et des réseaux informatiques, à l’exclusion de tout traitement permettant le contrôle individuel de l’activité des employés ;
• messagerie électronique : carnet d’adresses, comptes individuels, à l’exclusion de toute donnée relative au contrôle individuel des communications électroniques émises ou reçues par les employés ;
• réseaux privés virtuels de diffusion ou de collecte de données de gestion administrative des personnels (intranet) : formulaires administratifs internes, organigrammes, espaces de discussion, espaces d’information.

la gestion des activités sociales et culturelles mises en œuvre par l’employeur

aux élections professionnelles et réunions des instances représentatives du personnel : convocations, documents préparatoires, comptes rendus, procès-verbaux divers.;

la lutte contre la discrimination, à l’obligation d’emploi résultant des articles L 5212-2 et suivants du Code du travail, etc.

Il nous appartient de nous assurer de la nécessité et de la pertinence de ces DP et ce, tout au long de la durée de vie du traitement. Ces DP doivent être exactes et mises à jour. Il appartient à l’employé de s’assurer de l’exactitude et de la mise à jour des DP transmises le cas échéant.

Les DP sont collectées et traitées par la société ou ses sous-traitants techniques. Elles sont insusceptibles de transfert hors France. Elles sont collectées loyalement ; aucune collecte n’est effectuée à votre insu sans que vous n’en soyez informé.

III. LES FINALITES DE LA COLLECTE ET DU TRAITEMENT DES DP

Nous collectons et traitons vos DP dans le respect des finalités poursuivies, savoir :

• le respect d’une obligation légale incombant à l’employeur, imposant la mise en œuvre d’un traitement entrant dans le cadre de la gestion du personnel (Ex : les obligations liées à la déclaration sociale nominative (DSN) ou encore à la tenue d’un registre unique du personnel);
  
• l’exécution, soit d’un contrat auquel la Personne Employée concernée est partie, soit de mesures précontractuelles prises à sa demande ;
  
• la réalisation de l’intérêt légitime poursuivi par le destinataire des données, sous réserve de respecter l’intérêt ou les droits et libertés fondamentaux de l’employé ;
• l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ;
• la gestion administrative du personnel  (Ex : recrutement, gestion des rémunérations et accomplissement des formalités administratives afférentes, mise à disposition d’outils professionnels, organisation du travail, suivi des carrières et de la mobilité, formation, tenue des registres obligatoires, rapports avec les instances représentatives du personnel, communication interne, gestion des aides sociales, réalisation des audits, gestion du contentieux et du précontentieux).

En cas de réutilisation des DP pour une finalité ultérieure compatible avec l’une des finalités ci-dessus, nous vous en informerons. Vous pourrez vous opposer ou accepter sans conséquences.

IV. LE PARTAGE DES DP

Le partage des DP collectées sur les Personnes Employées aux fins de la gestion du personnel intervient sous la responsabilité de l’Employeur qui a défini les accédants et destinataires au regard de leurs attributions et de la nature des missions ou fonctions qu’elles exercent.

IV.1 LES ACCEDANTS AUX DP COLLECTEES

Ont accès aux DP collectées :

• MAISON PERNET, ainsi que toutes les sociétés contrôlées directement ou indirectement au sens de l’article L. 233-3 du Code de commerce visées en pages 2 et 3 des présentes ;
• les chargés de gestion du personnel ou de gestion de la paie ;
• les managers;
• les chargés d’assurer la sécurité des personnes et des biens, pour les besoins du contrôle d’accès aux locaux et aux outils de travail ;
• le directeur général de la structure ;
• le service du délégué à la protection des données et le service juridique RH ;
• les supérieurs hiérarchiques des Personnes Employés, à l’exclusion des données relatives à l’action sociale directement mise en œuvre par l’Employeur.

Les destinataires peuvent accéder aux DP, sous réserve que les DP soient nécessaires à l’exercice de leurs missions ou à la réponse aux besoins d’un organisme.

Ces destinataires peuvent être :

• les instances représentatives du personnel, pour les données strictement nécessaires à leurs missions dans les conditions fixées par les textes applicables ;
• les organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales, d’assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement habilités à les recevoir ;
• les entités chargées de l’audit et du contrôle financier de l’Employeur ; les différents prestataires auxquels l’Employeur est susceptible de sous-traiter la gestion de certaines activités (Ex : restauration collective, vote électronique, archivage des documents, tenue des comptes d’épargne, etc.) ;
• les entités en charge de l’action culturelle et sociale telles que les comités sociaux et économiques (CSE), à condition que l’employé ait fait la demande d’en bénéficier.

IV.3 RAISONS LEGALES

Nous divulguerons également les DP des Personnes Employées si cela semble nécessaire pour :

• se conformer à toute loi en vigueur et mesures d’applications réclamées par les autorités compétentes, réglementation, procédure juridique, judiciaire, administrative ou de toute nature, ou autre obligation légale ;
• détecter, enquêter et permettre de prévenir des problèmes de sécurité, de fraude ou des problèmes techniques ;
• protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Groupe Pernet, nos utilisateurs, employés ou autres ;

Nous retenons les DP des Personnes Employées que le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies citées à l’article III des présentes et ce, pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation (Code du travail, Code de la sécurité sociale, Code du commerce.

Les données personnelles peuvent être archivées au-delà de la période de conservation autorisée légalement dans le but de répondre à une obligation légale de conservation, pour faire valoir un droit en justice. Elles peuvent être également archivées dans la mesure où il existerait des dispositions législatives ou réglementaires spécifiques (Ex : pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales, ou encore si ces données présentaient un intérêt en cas de contentieux, justifiant de les conserver le temps des règles de prescription/forclusion applicables).

VI. EMPLACEMENTS DU TRAITEMENT – TRANSFERT DE DP

Les DP peuvent être stockées et traitées dans leurs régions ou un autre pays où nous, nos filiales et nos fournisseurs de services gèrent des serveurs et des emplacements, y compris en dehors de l’Union Européenne. Nous prenons des mesures, y compris par le biais de contrats, dont le but est d’assurer que les informations continuent à être protégées là où elles sont localisées en toute cohérence avec les normes de protection imposées par la loi en vigueur.

Là où les DP sont transférées de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse vers un pays qui n’est pas considéré comme offrant une protection adéquate par la Commission Européenne, nous mettons en place les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission Européenne et le Cadre de Protection de la Vie Privée EU-US et Suisse-US, afin de transférer les données.

VII. SECURITE DES DP

En qualité de responsable des DP de nos Employés, nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de sécurité approprié au risque du traitement de DP  (Ex : sensibilisation des utilisateurs, authentification des utilisateurs, gestion des habilitations, traçage des accès et gestion des incidents, sécurisation des potes de travail et de l’informatique mobile, protection du réseau informatique interne). Le but de ces mesures est d’assurer l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité des données personnelles et notamment éviter tout accès non autorisé.

IIX. DROITS DES EMPLOYES

• d’un accès à vos DP : vous pouvez obtenir à tout moment des informations quant au traitement de vos DP, y accéder et en obtenir copie ;
• des informations relatives aux caractéristiques du traitement (Ex : finalités poursuivies, durées de conservation projetées, identité des
• destinataires ou catégories de destinataires, etc.) ;
• d’une rectification ou suppression de vos DP : vous pouvez obtenir la modification de vos DP erronées ou incomplètes et leur effacement dans le respect des obligations légales de conservation stipulées à l’article V des présentes ;
  
• d’une restriction de notre traitement ;
• d’une portabilité de vos DP : vous pouvez obtenir copie de vos DP et solliciter leur transfert à un tiers désigné par vos soins, sauf obstacles contractuels entre l’employeur et le tiers désigné ;
• d’une opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos DP par l’employeur, lequel pourra invoquer des motifs légitimes et impérieux justifiant de la poursuite du traitement;
  
• de réclamations : vous pouvez déposer une plainte auprès de la CNIL, régulateur des DP en France, afin de rapporter nos pratiques relatives à la protection des DP ;
• d’une limitation du traitement : pendant le traitement d’un réclamation en matière de DP élevée par vos soins vous pouvez solliciter le gel de leur traitement par la société le temps de la réponse apportée.

Pour l’usage de l’ensemble de ces droits, l’employeur se réserve de vérifier l’exactitude de l’identité de celui qui s’en prévaut, par tous moyens.

L’Employé désirant exercer ces droits ou s’informer davantage sur la présente politique devra soumettre sa demande sur notre site Internet à l’aide de notre formulaire de contact (https://maisonpernet.com/contact-implantation/) ou bien en adressant sa demande à  contact@maisonpernet.com ou par voie postale à l’adresse suivante : SAS MAISON PERNET – Rue des grangettes – 39 570 PERRIGNY
Nous répondrons à la demande de l’Employé dans le respect des lois en vigueur sous les meilleurs délais. 

IX. MODIFICATIONS

Nous mettrons à jour la présente politique de confidentialité régulièrement. La version actuelle est la seule opposable jusqu’à toute nouvelle version actualisée.

Toute modification sera portée à la connaissance de l’Employé avec une date de révision à jour. Si nous apportons des modifications matérielles, nous les notifierons aux Personnes Employées par tout autre moyen.